Adatvédelmi szabályzat

ADATVÉDELMI TÁJÉKOZTATÓ

Ez az adatvédelmi tájékoztató információt nyújt azzal kapcsolatban, hogy a Coface és azon leányvállalatai, valamint fióktelepei, ideértve a következő magyarországi vállaltatokat is: Coface Fióktelepe, Coface Hungary Services Kft., (együttesen “Coface”), amelyek az Európai Unió területén székhellyel rendelkeznek, vállalati ügyfelei részére nyújtott szolgáltatásai (“szolgáltatások”) során, hogyan gyűjt, kezel, továbbít és hoz nyilvánosságra személyes adatokat online és offline egyaránt. A Coface a tájékoztatóban Önre, mint olyan személyre hivatkozik, akinek a lentiekben meghatározott személyes adatait a Coface kezeli, például mert ügyfelünk munkavállalója, vagy más módon kapcsolatba kerül ügyfeleinkkel, vagy leányvállalataikkal, esetleg más harmadik személlyel a szolgáltatás teljesítéséhez kapcsolódóan.

A Coface elkötelezett a személyes adatok védelme iránt, az európai jogszabályokkal és előírásokkal, így különösen a GDPR-ral összhangban.  A Coface csoport tagjaként elkötelezettek vagyunk az iránt, hogy az irányadó szabályok alkalmazásával megóvjuk az Ön személyes adatait.

A Coface üzleti tevékenysége során és szolgáltatásai nyújtásakor egyéb forrásból is gyűjthet és kezelhet személyes adatokat, jogszabályi előírásoknak történő megfelelés, szerződésből adódó és a szerződéskötéshez elengedhetetlen kötelezettségek teljesítése érdekében, vagy saját üzleti céljainak megvalósítása céljából. A személyes adatkezelés kiterjedhet üzleti információs riportok összeállítására, ügyfeleink vevőihez kapcsolódó személyes adatok kezelésére kockázatelemzés, hitelkeretek felállítása és követeléskezelés céljából, vagy az ügyfeleink üzleti partnerei személyes adatainak kezelésére a fent meghatározott célokból.

SZEMÉLYES ADAT

A személyes adat minden olyan információ, ami egy meghatározott – vagy beazonosítható – élő személyre vonatkozik. Ez kiterjed azokra a részinformációkra is, amelyek összességével egy meghatározott személy már azonosíthatóvá válik, ahogy azokra a személyes adatokra, amelyek felismerhetetlenné lettek téve, titkosítva, vagy álnevesítve lettek, amennyiben ezek ellenére a meghatározott személy újra azonosítható.

Személyes adat kifejezetten:

  • a családi és keresztnév;
  • a születési dátum;
  • a lakcím;
  • az email cím – a keresztnév_vezetéknév@cégnév.com is);
  • a telefon és a faxszám;
  • a felhasználói fiók részleteit és a hozzájuk kapcsolódó elérhetőségi adatok
  • az azonosítószámok (személyi igazolvány szám, útlevélszám, TAJ szám)
  • a tartózkodási hely adatai
  • az IP cím
  • a cookie azonosítója;
  • fénykép és videófelvétel;
  • telefonos és elektronikus nyilvántartások.

Bizonyos szolgáltatásai teljesítése során a Coface további információkat is beszerezhet Öntől, vagy harmadik féltől, például:

  • magánszemély tulajdonosok nevét
  • munkavállalással összefüggő adatokat (döntéshozói pozíció, részvénybirtoklás mértéke, önéletrajz)
  • felügyeleti, vagy más szerv által folytatott vizsgálatot, vagy peres eljárást, amelyben Ön érintett volt.

Különleges személyes adatok:

  • faji vagy, etnikai hovatartozás
  • politikai vélemény, vagy szakszervezeti tagság
  • vallási, vagy filozófiai meggyőződés
  • genetikai, vagy biometrikus adatok, amennyiben személyek azonosítása érdekében kezelik őket
  • egészségügyi adatok
  • szexuális orientáció
  • korábbi büntetőügyben hozott ítéletek.

A Coface Európai Uniós és tagállami jogszabályok alapján külső szolgáltatótól, vagy más harmadik féltől beszerezhet korlátozott mennyiségben különleges személyes adatokat annak érdekében, hogy elősegítse azoknak az gondossági lépéseknek a teljesítését, amelyek ahhoz szükségesek, hogy a Coface megfeleljen a rá irányadó jogszabályi, vagy ellenőrző szerv által meghatározott előírásoknak. A Coface az adatkezelést az előírások teljesítéséhez arányos mértékben végzi.

SZEMÉLYES ADATOK KEZELÉSE ÉS FELHASZNÁLÁSA

A Coface részéről szükséges személyes adatokat gyűjteni és feldolgozni annak érdekében, hogy a tőle elvárt szolgáltatásokat teljesíteni tudja, illetve mivel jogszabályok kötelezik erre.

Ennek megfelelően, a Coface az Ön személyes adatait a GDPR 6(1)(b) és 6(1)(c) pontjaiban meghatározott jogcím alapján, a GDPR 6(1)(f) pontjában megfogalmazott jogos üzleti érdek érvényesítése céljából kezeli.

A fenti célok megvalósítása érdekében és az alábbi szolgáltatások: hitelvizsgálat, vevői kintlévőség kezelés, hitelbiztosítás, viszontbiztosítás, üzleti információ, követeléskezelés, bonding, faktorálás, egyéb pénzügyi szolgáltatási tevékenység; valamint a Coface csoport által bevezetett minden új üzleti megoldás és tevékenység teljesítése céljából a Coface többek között az alábbi forrásokból szerez be és kezel személyes adatokat:

  • Szolgáltatás teljesítésén keresztül: A Coface szolgáltatásai teljesítésén keresztül is gyűjthet személyes adatokat
  • Külső forrásból:A Coface más forrásból is hozzájuthat személyes adathoz, például nyilvános adatbázisból, vagy információs szolgáltatótól.
  • Más módon:a Coface más módon is szerezhet be adatot, például, ha üzletkötést megelőzően találkozunk, ha ajánlást, vagy ajánlatot kér a Coface-tól, amennyiben harmadik félként rész vesz egy üzleti tranzakcióban, vagy szerződés teljesítésében, ha más referenciaként ajánlják,  vagy adatszobában fellelhető információból.

A SZEMÉLYES ADATOK VÉDELME

A Coface számottevő fizikai, technikai, elektronikus, a folyamataiba és a szervezetbe épített garanciát és biztonsági eszközt használ annak érdekében, hogy megóvja a személyes adatokat a véletlen, illegális, vagy jóvá nem hagyott megsemmisüléstől, adatvesztéstől, megváltoztatástól, nyilvánosságra kerüléstől, vagy hozzáféréstől, függetlenül attól, hogy a Coface az Európai Unió területén belül kezeli ezeket, vagy sem.

Az Ön személyes adataihoz való hozzáférés csak az érintett munkavállalókra korlátozódik, jogszerű és jól körülírt üzleti célhoz kötötten.  A személyes adatok védelme a Coface Magatartási Kódexének szerves részét képezi, ahogyan számos kifejezetten ennek céljából létrehozott folyamat is. Munkavállalóink felelősségre vonásra kerülnek, amennyiben ezeket a szabályokat nem tartják be.

A személyes adatok védelmét és bizalmas jellegük megőrzését a Coface egyik központi feladatának tekinti. Amennyiben Ön úgy gondolja, hogy a Coface-al folytatott kommunikációja nem a kellő védelem biztosítása mellett zajlik, kérjük haladéktalanul vegye fel a kapcsolatot a Coface-al a “Kapcsolattartás a Coface-al” bekezdésben foglaltak szerint.

A fentieknek megfelelően a Coface és szolgáltatói személyes adatokat kezelnek és használnak fel például az alábbi jogos üzleti érdekeik érvényesítése érdekében:

  • szerződés megkötését megelőzően az aláíró személyek megerősítése;
  • szerződés megkötését, vagy üzleti tranzakció végrehajtását megelőzően a jóváhagyó személyek azonosítása;
  • meglévő szerződések és folyamatban lévő üzlet tranzakciók esetén kapcsolatfelvétel az illetékes személyekkel;
  • a szerződésből eredő kötelezettségeink teljesítése;
  • ügyfeleinktől, vagy meghatározott harmadik féltől érkező üzleti információs adatkérésre válaszadás szerződéses szolgáltatásunk részeként;
  • üzleti kapcsolatok fejlesztése és megóvása
  • személyes adatok megóvása
  • információszolgáltatás és üzletfejlesztés (pl.: audit, adatelemzés, a Coface termékeinek fejlesztése és új termékek kidolgozása, promóciós és marketing kampányok hatékonyságának vizsgálata);
  • belső kockázatelemzési és compliance célok (pl.: biztosítani, hogy a Coface megfelel az irányadó jogi és szabályozói kötelezettségeknek, (így különösen a KYC, a pénzmosás elleni, és a csalások megelőzését szolgáló szabályozásnak, az egyéb, ügyfelek ellenőrzését szolgáló szabályoknak és folyamatoknak, illetve érvényben lévő üzleti szankcióknak);
  • irányadó jogszabályoknak, irányelveknek, belső szabályzatoknak, stb. történő megfelelés;
  • ügyfeleink tájékoztatása a szerződéses feltételeket és az együttműködést érintő változásokról.

Személyes adatkezelés, melynek célja, hogy a Coface eleget tegyen a pénzmosás elleni és a terrorizmus támogatását tiltó jogszabályoknak és szabályozói előírásoknak, egyéb kifejezett engedély hiányában csakis ebből a célból történik.

ADATMEGŐRZÉS IDŐ

Az Ön személyes adatait addig őrizzük meg, amíg kezelésük céljának elérése érdekében azokra szükség van, vagy azok kezelése megengedett, de legfeljebb az esetlegesen fennálló szerződésekből eredő követelések elévülési idejének lejártáig, ami peres eljárás esetén azok lezárásáig meghosszabbodik. A fentiek alól kivételt képez, ha a személyes adatok további megőrzése a Coface jogszabályon alapuló kötelezettsége. Más személyek személyes adatainak kezelésére, ideértve az adósokat is,a GDPR 6(1)(b), 6(1)(c) és 6(1)(f) pontjai irányadóak és megőrzésükre szintén a fenti szabályok vonatkoznak.

SZEMÉLYES ADATOK VÉDELME

A Coface kiemelt céljának tekinti a személyes adatok védelmét és bizalmas kezelését.

A Coface megfelelő fizikai, technikai, elektronikus védelmi eszközöket, valamint szervezeti és folyamat szintű védelmet és biztonsági megoldásokat alkalmaz, hogy a személyes adatokat megóvja a véletlen, jogszerűtlen, vagy engedély nélküli megsemmisítéstől, adatvesztéstől, megváltoztatástól, nyilvánosságra kerüléstől, vagy hozzáféréstől, függetlenül attól, hogy ezeket a Coface az Európai Unió terültén belül, vagy kívül kezeli.

Az Ön személyes adataihoz való hozzáférés csakis a feltétlenül szükséges munkavállalók részére engedélyezett a jogos üzleti érdek érvényesítése céljából. A személyes adatok védelme a Coface Magatartási Kódexének és meghatározott belső folyamatainak szerves részét képezi. A Coface munkavállalói felelősségre vonásra számíthatnak, amennyiben a fenti szabályokat nem tartják be.

SZEMÉLYES ADATOK ÁTADÁSA

A Coface által nyújtott szolgáltatások során az Ön személyes adatait a Coface csoport más tagjai és partnerei is kezelhetik, felhasználhatják és továbbíthatják, ide értve az Európai Unión kívül történő adatkezelést is. Ide értendőek a Coface csoport viszontbiztosítói, brókerek és külső szolgáltatók, mint például az IT infrastruktúra szolgáltatói, ügyfélszolgálat, email szolgáltatás, audit és egyéb szolgáltatók, valamint a külső szakértők és szolgáltatók, például a jogi tanácsadók, adótanácsadók, auditorok és minden olyan személy, akinek esetében az adatkezeléshez Ön kifejezetten hozzájárult, illetve az adatkezelést irányadó jogszabályok megengedik, vagy kötelezővé teszik.

A Coface szintén átadhatja az Ön személyes adatait harmadik fél részére üzleti tevékenységének reorganizáció során (összeolvadás, eladás, joint venture, engedményezés, transzfer, stb.), vagy ha ezt ügyfelei, vagy azok képviselői kifejezetten kérik.

Az adatátadás címzettje a Coface által nyújtott szolgáltatástól függ és az adatokra vonatkoznak a Coface és ügyfele, valamint más szerződő fél között irányadó titoktartási szabályok.

Néhány EGK –n kívüli ország az Európai Bizottság állásfoglalása szerint az EGK elvárásainak megfelelő szintű védelmet biztosít a személyes adatok kezelése során. Annak érdekében, hogy a Coface minden esetben garantálja a személyes adatok megfelelő szintű védelmét abban az esetben is, ha az adatátadás címzettje az EU/EGK-n kívüli ország, a Coface szerződést köt az adatátadás címzettjeivel, aminek szükség esetén részét képezik az Európai Bizottság által kiadott szerződési záradékok a GDPR 46(2)(c) pontjának megfelelően. Ezen szerződések másolata beszerezhető a Coface adatvédelmi tisztviselőjétől.

A Coface a következő esetekben szintén átadhat, vagy továbbíthat személyes adatokat:

  • a Coface csoport és tagjaira irányadó jogszabályoknak (ide értve más országok jogát és szabályozói irányelveit is) történő megfelelés érdekében, közigazgatási szervek, hivatalok és szabályozók adatkérésekor és a velük való együttműködés során; vagy más jogi okból;
  • bíróságok, vagy jogvita során a peres fél, vagy érintett harmadik fél megkeresésére, bármilyen bírósági, vagy választottbírósági ügyből kifolyólag;
  • a Coface csoportra vonatkozó szabályozói rendszeres adatszolgáltatás során,és
  • a Coface csoport, ügyfelei, vagy mások jogainak és vagyonának megóvása érdekében.

HARMADIK FÉL SZOLGÁLTATÁSAI

Ez az adatvédelmi tájékoztató nem terjed ki és a Coface semmilyen formában nem vonható felelősségre harmadik fél, vagy szolgáltató – például webhely üzemeltető – adatkezelési gyakorlatáért, ideértve minden olyan szolgáltatót, aki a Coface szolgáltatásaival összefüggésben végzi tevékenységét.

JOGGYAKORLÁS

Mint adatalanynak, Önnek a GDPR és más irányadó jogszabályok alapján joga van személyes adatainak áttekintését, javítását, frissítését, módosítását, visszatartását, korlátozását, vagy törlését kérni, valamint elektronikus formában másolatot kérni a kezelt személyes adatokról annak érdekében, hogy azokat más szolgáltatóhoz átvigye, az adatáthordozáshoz való jog gyakorlásának keretei között.

Fenti jogaival úgy élhet, ha kapcsolatban lép Bieless Zoltánnal, a Coface csoport magyarországi székhelyű vállalatainak adatvédelmi kapcsolattartójával a következő email címen keresztül: adatvedelem_hungary@coface.com, vagy a következő címen: 1134 Budapest, Váci út 45., H/7. , Bieless Zoltán adatvédelmi kapcsolattartó, Coface.

Megkeresésére a törvényes határidőn belül válaszolunk.

A szabályok megsértése esetén minden ezzel érintett adatalanynak lehetősége van panaszt tenni az illetékes felügyeleti szervnél a GDPR 57(1)(f) pontja alapján.

A helyi adatvédelmi felügyeleti szerv:
Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság
1125 Budapest, Szilágyi Erzsébet Fasor 22/c.
+36 1 391 1400

A Coface csoport adatvédelmi felügyeleti szerve:
Commission nationale de l’informatique et des libertés
3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07
+33 01 53 73 22 22

Az összes fenti cél vonatkozásában a személyes adatok kezelője:
Coface Fióktelepe
1134 Budapest, Váci út 45., H/7.

Coface Hungary Services Kft.
1134 Budapest, Váci út 45., H/7.

SZEMÉLYES ADATOK KEZELÉSE MARKETING CÉLBÓL

A Coface felhasználhatja az Ön személyes adatait promóciós célokra, például, hogy tájékoztassa Önt a Coface csoport új termékeiről és szolgáltatásairól, vagy a meglévő termékek változásáról. Személyes adatait marketing célból nem értékesítjük az Ön kifejezett hozzájárulása nélkül. Emellett Önnek bármikor lehetősége van tiltakozni személyes adatainak marketing célú felhasználása ellen a fenti bekezdésben megjelölt kapcsolattartó megkeresésével, ezt követően a Coface beszünteti személyes adatai ilyen célból történő kezelését.

Önnel a Coface marketing területe telefon és/vagy emailben is felveheti a kapcsolatot termékeivel és szolgáltatásaival kapcsolatban.

A Coface az Ön beleegyezésével kezeli az Ön személyes adatait marketing célból a hozzájárulásának visszavonásáig. Az Ön hozzájárulása önkéntes és bármikor visszavonható és Önnek bármikor lehetősége van tiltakozni személyes adatainak ilyen célú kezelése ellen, ebben az esetben a Coface haladéktalanul felhagy ezzel. Ehhez kapcsolódó jogait az alábbi email címre küldött üzenettel gyakorolhatja: adatvedelem_hungary@coface.com

Az Ön az irányú jóváhagyása esetén, hogy Önt marketing célból megkereshetjük telefonon és/vagy emailben, az Ön személyes adatait (név, nem, cím, email, vezetékes és mobil telefonszám) a Coface marketing célból kezeli, ami a GDPR 6(1)(f) alapján a Coface jogos üzleti érdeke.

JOGHATÓSÁG ÉS HATÁRON ÁTÍVELŐ ADATTOVÁBBÍTÁS

A Coface személyes adatokat gyűjt, kezel, tárol, oszt meg és továbbít minden olyan országba, ahol a Coface csoport tagjai székhellyel rendelkeznek, vagy amely országban a Coface szolgáltatást nyújt, ideértve az Amerikai Egyesült Államokat is. Bizonyos esetekben ezen országok bíróságai, rendfenntartó szervei, szabályozói és hatóságai jogosultak hozzáférni az Ön személyes adataihoz.

AZ ADATVÉDELMI TÁJÉKOZTATÓ FRISSÍTÉSEI ÉS VÁLTOZÁSAI

A Coface időről időre felülvizsgálhatja adatvédelmi tájékoztatóját. Az “utoljára frissítve” dátum a tájékoztató elején jelzi a legutóbbi felülvizsgálat dátumát.

Az adatvédelmi tájékoztató változása akkor válik hatályossá, amikor azt a Coface közzéteszi. Személyes adatainak megadás a változást követően egyúttal a változások elfogadását is jelenti.

KAPCSOLATTARTÁS

Az a Coface vállalat az Ön személyes adatainak kezelője, amelyik azt a szolgáltatást nyújtja Önnek, amelynek teljesítése céljából az Ön személyes adatai megadásra kerültek. Ez a cégfelelős a személyes adatai összegyűjtéséért, kezeléséért, feldolgozásáért, átadásáért, vagy megosztásáért.

Amennyiben tudni szeretné, hogy melyik Coface cég felelős a szolgáltatás teljesítéséért, vagy bármilyen kérdése van az adatvédelmi tájékoztatóval kapcsolatban, az alábbi elérhetőségek bármelyikén felveheti a kapcsolatot a Coface-szal:

Bieless Zoltán
adatvédelmi kapcsolattartó
1134 Budapest, Váci út 45., H/7.
adatvedelem_hungary@coface.com
+36 (1) 887 03 04